少し狭めの居心地の悪い会議室を選択することで、オフィスでの会議をより濃密化することができます。

効率的に活かす オフィスと会議室の関係
効率的に活かす オフィスと会議室の関係

オフィスでオススメしたい会議室の選択法

昔ながらの日本の製造業の会社で1年前技術者として働きはじめた私。新入社員であるため、オフィス内でのさまざまな会議の場所の予約や日時の調整、参加者への連絡、当日の資料・機器のセッティングなどを請け負う立場にあります。そんな中、新入社員の私から見てもいつも感じていてしまっていたのが会議に溢れている「無駄」の多さです。そもそも、昔の日本気質の強い私の会社では、会議そのものの数が非常に多い。その上、その1つ1つの会議がやたらと長いのです。しかも、話が発散してそもそもの議論がぶれてしまったり、みんな揃って考え込んで沈黙ののち結論は先送りしたり、という場面がたびたびある状態だったのです。会議で議論を重ねることは大切ですが、これはあまりに無駄が多い。私の一存で会議そのものの数は減らせませんが、会議を設定する自分にその1つ1つをもう少し濃密化することはできないか、と考え最近実践していることがあります。

それは、少しだけ居心地の悪い、狭めの会議室を選択することです。これまでは参加人数に対して随分余裕のある大きさの部屋を選択していましたが、今はあえて小さめの会議室を選択するようにしています。多くの人が椅子を持参し、机も少なめ、ノートなどは膝の上に置いてメモする状態になるような部屋を選んでいます。その結果、見事に会議の時間が以前より短くなっています。居心地が悪い分、早く終わらせたい気持ちが強まるそうです。一方で集中するので会議自体の質は落ちていないのでありがたい、と、新人として生意気なことをしてるのではないか、と思っていた私にみなさんがおっしゃって下さいました。多くの人がお互いに顔を合わせて議論する会議はとても大切ですが、その中身をより濃密なものにすることを今後も心がけていきたいです。

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