オフィスの会議室を決められた時間に決められただけ利用するようにすると、効率化に繋がります。

効率的に活かす オフィスと会議室の関係
効率的に活かす オフィスと会議室の関係

オフィスの会議室の予約

多くの従業員を抱える企業の場合、会議室はオフィスに幾つあっても足りないくらいだと思います。私が勤務していた会社はビルの各フロアに2室ずつ会議室があり、他にも1階ぶんが丸々会議室になっているフロアがありました。それでも月曜日や金曜日といった週頭・週末は会議が多くて不足しているくらいでした。そういう状態ですから、会議室の予約は死活問題です。私はIT企業勤務だったので、会社には会議室予約システムがありました。Web上でどの会議室を誰が、何時から何時まで予約する、と登録できるシステムです。このシステムが稼動し始めてから、前の人がいつまでも使っている、ということがなくなりました。使っていたとしても「時間です。あけてください」と要求することができるようになりました。また、誰でもWebで予約できるので、歳若い社員が使い走りになって会議室を確保することもなくなりました。地味に作業の効率化に繋がっていると思います。

中には、会議室予約システムを使って予約をしていたにも関わらず、使用しない人もいます。会議室の入り口にカードリーダーがついていて、社員証をかざして入らないと入れないしくみになっていますので、誰が入室したかわかるのです。予約の時間になっても予約者を含む人間が入室しなければ「あなた、予約したのに使いませんでしたね?」と予約システムに叱られることになります。特にペナルティはありませんが、相手がシステムとはいえ叱られて気持ちがいい人はいません。予定が変わって使わなくなった場合は、すみやかにキャンセルされるようになりました。このように、会議室を使用する時間=会議の長さを事前に決めることで、会議中に無駄な時間を費やさなくなります。あらかじめレジュメをつくり、進行を決め、時間内に終るよう意識して会議に臨むことができます。こうしたやりかたは大企業ならではだと思いますが、たとえシステム化まではされていなくても、オフィスの会議室を有効に使うことは、作業を効率化することに繋がるのではないでしょうか。

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